ช่วยผู้อ่าน - จัดโครงสร้างความคิดของคุณในรูปทรงปิรามิด
ในการจัดทำเอกสารหลายคนนำเสนอเนื้อหาในอนาคต แต่ไม่มีแผนที่ชัดเจน - สิ่งที่จะพูดและวิธีการกำหนด พวกเขาเริ่มเขียนโดยหวังว่าโครงสร้างจะเกิดขึ้นเอง ผลที่ได้คือการบรรยายที่ไม่แน่นอนที่ผู้อ่านจะต้องเข้าใจ
เหตุผลที่ชอบสั่งซื้อ เขายังจัดเรียงข้อมูลแบบสุ่มในลำดับที่แน่นอน
ตัวอย่าง. ชาวกรีกโบราณเห็นในร่างของกลุ่มดาวของสัตว์มากกว่าจุดที่หลากหลาย
การอ่านบุคคลจะพยายามจัดเรียงข้อมูลโดยอัตโนมัติในรูปแบบของปิรามิดซึ่งเป็นรากฐานของการอ้างเหตุผลและข้อโต้แย้งเพื่อยืนยันข้อสรุป ในรูปแบบนี้ผู้อ่านจะ "ย่อย" ข้อมูลได้ง่ายขึ้น
ตัวอย่าง. “ ที่นั่งเย็นชา ฉันเกือบจะทะเลาะกันแล้ว อิตาลีแพ้ มันเป็นการแข่งขันฟุตบอลที่แย่มาก ๆ ” "เรื่องราว" ดังกล่าวมีโครงสร้างไม่ดีมากเนื่องจากความคิดหลักจะถูกระบุในตอนท้ายเท่านั้น
ตามโครงสร้างของพีระมิดจะมีการวางนัยทั่วไปก่อนแล้วจึงทำการโต้แย้ง เรื่องข้างต้นนั้นง่ายต่อการเข้าใจถ้าคุณจัดโครงสร้างมันแตกต่างกัน
ตัวอย่าง. “ มันเป็นการแข่งขันฟุตบอลที่แย่มาก ๆ : ที่นั่งเย็นฉันเกือบจะทะเลาะกันแล้วอิตาลีก็แพ้”
จัดกลุ่มแนวคิดที่คล้ายกันแล้วแสดงแต่ละกลุ่มในหนึ่งประโยค
เมื่อสร้างปิรามิดให้ใช้วิธีจากล่างขึ้นบน: เขียนรายการวิทยานิพนธ์ทั้งหมดก่อนแล้วจัดกลุ่มเหล่านั้นที่นำไปสู่ข้อสรุปเดียวกัน จากนั้นแสดงแต่ละกลุ่มในหนึ่งประโยค ลักษณะทั่วไปแต่ละอย่างนั้นคือด้านบนสุดของปิรามิด
ทำซ้ำขั้นตอนสำหรับกลุ่มที่เหลือ เป็นผลให้แนวคิดหลักของเอกสารทั้งหมดจะแสดงในหนึ่งประโยค ปิรามิดของคุณพร้อมแล้ว
ตัวอย่าง. "ฐานลูกค้าของเรากำลังเติบโต" เหล่านี้ "ลูกค้าแต่ละรายซื้อมากขึ้น" และ "เราเพิ่มราคาของเรา" สามารถแสดงในประโยคเดียว: "ยอดขายของเราเติบโต" จากนั้นคุณสามารถจัดกลุ่มการวางแนวนี้กับผู้อื่นตัวอย่างเช่นด้วย“ ต้นทุนคงที่ของเราลดลง” และ“ ลดต้นทุนผันแปรของเรา” และแสดงกลุ่มใหม่นี้ด้วยประโยคทั่วไป:“ รายได้ของเราเติบโต”
การจัดกลุ่มและการสรุปนั้นง่าย แต่คุณต้องปฏิบัติตามกฎพื้นฐาน:
- ความคิดใด ๆ ที่แสดงในปิรามิดควรเป็นคำอธิบายสั้น ๆ ของวิทยานิพนธ์ที่จัดกลุ่ม อย่าใช้การวางนัยทั่วไปที่ไม่มีความหมายเช่น "มีสามเหตุผลในการเข้าสู่ตลาดออสเตรีย" นี่คือการเขียนพิเศษเนื่องจากผู้เขียนไม่ได้สนใจที่จะพูดคุยสามเหตุผลสำหรับผู้อ่าน
- บทคัดย่อในกลุ่มใด ๆ ควรมีความคล้ายคลึงกันอย่างมีเหตุผลและอยู่ในระดับเดียวกับสิ่งที่เป็นนามธรรม นั่นคือกลุ่มไม่สามารถประกอบด้วย "แอปเปิ้ล", "ผลไม้" และ "ตาราง": แอปเปิ้ลและตารางที่ไม่เหมือนกันมีเหตุผลและ "ผลไม้" เป็นคำนามธรรมหมายถึงระดับที่สูงขึ้นของปิรามิด
เหตุผล: วาดข้อสรุปจากห่วงโซ่ข้อมูลโดยใช้การลด
ลักษณะทั่วไปในพีระมิดควรตั้งคำถามจากผู้อ่านซึ่งเป็นคำตอบที่ได้รับในภายหลัง คำตอบนั้นจัดทำขึ้นโดยวิธีการหักเงิน
การหักเป็นกระบวนการของการให้เหตุผลที่ข้อสรุปมาจากสมมติฐาน
ตัวอย่าง. จากสมมติฐาน "คนทุกคนเป็นมนุษย์" และ "โกลิอัทเป็นผู้ชาย" ข้อสรุปดังต่อไปนี้ว่า "โกลิอัทเป็นมนุษย์" จากนั้นคุณสามารถสรุปกระบวนการทั้งหมดของการใช้เหตุผลแบบนิรนัย: "โกลิอัทเป็นมนุษย์เขาเป็นมนุษย์"
สำหรับคำแนะนำให้ใช้ลำดับการหักกลับ
ตัวอย่าง. “ เราต้องจ้างผู้สมัครที่สามารถอ่านได้ ผู้สมัครสอบ A สามารถอ่านได้ ดังนั้นเราต้องจ้างผู้สมัครก.” ดังนั้นสมมติฐาน - ข้อสรุป - คำสั่งสรุปปกปิดข้อมูลหลักจนถึงที่สุดคำแนะนำมักได้รับประโยชน์จากลำดับกลับกัน:“ เราต้องจ้างผู้สมัครกเพราะเราต้องการคนที่สามารถอ่านได้ แต่เขาทำได้”
แม้ว่าการใช้เหตุผลแบบนิรนัยเป็นกระบวนการที่ตรงไปตรงมาและเป็นธรรมชาติ แต่ก็ไม่ควรใช้ในการโต้แย้งที่ซับซ้อนซึ่งจำเป็นต้องมีเหตุผลหลายระดับเพื่อยืนยันสมมติฐาน
หากคุณพยายามที่จะหาข้อสรุปของเอกสารที่ซับซ้อนผ่านการอนุมานข้อสันนิษฐานแรกน่าจะมีเหตุผลหลายระดับซึ่งผู้อ่านจะต้อง "ผ่าน" เพื่อเข้าใกล้สมมติฐานที่สอง ตรรกะนี้ยากมากที่จะติดตาม
เหตุผล: วาดข้อสรุปจากกลุ่มของวิทยานิพนธ์ที่คล้ายกันโดยการเหนี่ยวนำ
หากการวางนัยทั่วไปในปิรามิดไม่สามารถยืนยันได้โดยการหักให้ใช้รูปแบบการคิดเชิงเหตุผลที่มีความคิดสร้างสรรค์ การชักนำให้เกิดข้อสรุปจากชุดของความคิดในแง่ที่คล้ายกัน
ตัวอย่าง. บทสรุป "ไอน์สไตน์เป็นอัจฉริยะ" ได้รับการยืนยันโดยการสรุปเช่น "ศึกษาทฤษฎีสัมพัทธภาพ", "ศึกษาแรงดึงดูด" และ "ศึกษาค่าคงที่ของจักรวาล"
ในการเหนี่ยวนำลำดับตรรกะของการขัดแย้งไม่ชัดเจนเหมือนในการหัก ในการทำให้ความคิดเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้อ่านลำดับควรถูกกำหนดโดยพื้นฐานของการจัดกลุ่ม หากคุณมีการจัดกลุ่มชิ้นส่วนทั้งหมดเช่นแผนก บริษัท จัดเรียงตามโครงสร้างคล้ายกับโครงสร้างขององค์กร
ใช้หลักการ MECE (หลักการของบทบัญญัติเฉพาะร่วมกันและครบถ้วนสมบูรณ์ร่วมกัน) นั่นคือแผนกของ บริษัท จะไม่ทำหน้าที่ซ้ำซ้อนในหลาย ๆ แผนก แต่ในขณะเดียวกันส่วนต่าง ๆ ที่รวมเข้าด้วยกันจะอธิบายองค์กรโดยไม่สูญเสียอะไรเลย
หากการจัดกลุ่มประกอบด้วยคำแนะนำให้จัดเรียงตามลำดับเวลาเริ่มต้นด้วยลำดับแรก
ตัวอย่าง. เมื่อสรุป“ จ้างผู้ช่วยใหม่” ลำดับของการจัดกลุ่ม:“ วางที่ว่างเชิญผู้สมัครสำหรับการสัมภาษณ์ตัดสินใจเลือกจ้าง”
หากคุณมีองค์ประกอบจำแนกตามลักษณะทั่วไปบางอย่างจัดเรียงตามระดับของลักษณะในแต่ละองค์ประกอบ
ในการให้คำแนะนำให้เข้าใกล้ปัญหาจากมุมมองที่เป็นระบบและเห็นภาพโดยใช้ต้นไม้เชิงตรรกะ
เอกสารทางธุรกิจมักจะให้คำแนะนำสำหรับการแก้ไขปัญหา ใช้กระบวนการแก้ปัญหาที่ตรงไปตรงมาเพื่อให้คำแนะนำ
1. ระบุปัญหาในแง่ที่ชัดเจนและสามารถวัดได้
ตัวอย่าง. “ โรงงานสูญเสียเวลาทำงานสามชั่วโมงทุกวัน จะหลีกเลี่ยงได้อย่างไร”
2. ค้นหาสิ่งที่เป็นปัญหา
ตัวอย่าง. “ ปัญหาไม่ได้อยู่ที่คนหรือวัตถุดิบ แต่เป็นเรื่องอุปกรณ์: มันพังลงทุกวัน”
3. ขุดให้ลึก - ค้นหาสาเหตุของปัญหา
ตัวอย่าง. “ ผู้เข้าร่วมการฝึกอบรมไม่ถูกต้อง” สิ่งนี้ช่วยให้คุณระบุการดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหา ตัวอย่างเช่น“ กำหนดครูที่รับผิดชอบหรือเชิญครูภายนอก”
เพื่อแก้ปัญหาคุณสามารถเห็นภาพได้โดยใช้ตรรกะต้นไม้ แผนผังแบบลอจิคัลเป็นไดอะแกรมแบบง่าย ๆ ของการเชื่อมต่อที่แยกจากซ้ายไปขวา
ตัวอย่าง. ต้นไม้กำไร: คำว่า "กำไร" สร้างลำต้นของต้นไม้และแบ่งออกเป็นสองสาขา: "ยอดขาย" และ "ต้นทุน" "ค่าใช้จ่าย" แยกออกเป็น "คงที่" และ "ตัวแปร"
ในที่สุดต้นไม้จะมีรายละเอียดมากจนปัญหาและแหล่งที่มาของมันจะชัดเจน ในตัวอย่างนี้คุณสามารถเข้าใจว่ากำไรลดลงเนื่องจากต้นทุนที่เพิ่มขึ้นสำหรับวัสดุบางอย่าง
คำแนะนำโครงสร้างตามผลลัพธ์ที่คุณสามารถทำได้
คุณพบวิธีแก้ไขปัญหาของผู้อ่านแล้ว ตอนนี้คุณต้องโน้มน้าวให้เขาลงมือทำ ให้คำแนะนำอย่างมั่นใจที่สุด
ให้ข้อเสนอแนะคุณทำข้อเสนอเพื่อดำเนินการเพื่อบรรลุผลตามที่ต้องการการกระทำของกลุ่มโดยยึดตามผลลัพธ์ที่คุณมุ่งมั่นเพื่อให้บรรลุและอธิบายเพื่อให้คุณสามารถเข้าใจในภายหลังว่าได้รับผลสำเร็จหรือไม่
ตัวอย่าง. ผู้อ่านต้องการเพิ่มผลกำไรของพวกเขา
คำแนะนำที่มีโครงสร้างไม่ดีมีลักษณะเช่นนี้:
1. ตัวชี้วัดการศึกษา:
- ผลผลิตพืช
- ความพึงพอใจของลูกค้า.
2. ดำเนินการฝึกอบรมบ่อยขึ้น:
- บุคลากรโรงงาน
- พนักงานขาย.
มีปัญหาหลักสองประการในโครงสร้างดังกล่าวประการแรกแม้ว่าการกระทำแบบกลุ่มจะมีความคล้ายคลึงภายนอก แต่ก็มีจุดมุ่งหมายที่จะบรรลุผลลัพธ์ที่แตกต่าง ประการที่สองผลลัพธ์ที่ต้องการจะต้องมีรายละเอียดเพื่อที่จะตัดสินว่าพวกเขาได้รับความสำเร็จหรือไม่
ดังนั้นโครงสร้างต่อไปนี้มีความชัดเจนและน่าเชื่อถือมากขึ้น:
1. ยอดขายเพิ่มขึ้น 5% ในไตรมาสถัดไป:
- ตรวจสอบความพึงพอใจของลูกค้า
- สอนทีมขายของคุณบ่อยขึ้น
2. การลดต้นทุนการผลิตลง 2% ในไตรมาสถัดไป:
- ศึกษาผลผลิตพืช
- สอนพนักงานโรงงานบ่อยขึ้น
ตอนนี้การกระทำจะถูกจัดกลุ่มตามผลลัพธ์ที่ต้องการ ต่อจากนั้นหนึ่งสามารถตัดสินได้อย่างง่ายดายว่าเป้าหมายที่ได้รับจริงหรือไม่
ใช้บทนำเพื่อบอกผู้อ่านเกี่ยวกับประเด็นสำคัญในเอกสารใน 30 วินาทีแรกของการอ่าน
แต่ละเอกสารควรเริ่มต้นด้วยการแนะนำสั้น ๆ เพื่อกระตุ้นความสนใจของผู้อ่านและกำหนดขั้นตอนสำหรับการแก้ปัญหา
วิธีที่ง่ายที่สุดในการกระตุ้นความสนใจของผู้อ่านและช่วยให้ความสำคัญกับเอกสารคือการนำเสนอการแนะนำในรูปแบบของเรื่องราว เริ่มต้นด้วยการอธิบายสถานการณ์ (สถานการณ์ปัจจุบัน) ระบุปัญหาและในที่สุดก็เสนอวิธีแก้ปัญหา
ตัวอย่าง. สถานการณ์ -“ ArgonEx กำลังพิจารณาลงทุนในเหมืองใหม่ในออสเตรีย” ปัญหา:“ ArgonEx นั้นยากที่จะเข้าสู่ตลาดใหม่” เพื่อให้ผู้อ่านเห็นด้วยกับข้อความของคุณทั้งสถานการณ์และความซับซ้อนที่เขาควรคุ้นเคย
ปัญหาควรทำให้คำถามของผู้อ่านเช่น“ ต้องทำอะไรบ้าง” ข้อความหลักของเอกสารประกอบด้วยคำตอบโดยละเอียดสำหรับคำถามนี้ แต่ใน 30 วินาทีแรกของการอ่านแนวคิดทั่วไปของความคิดเห็นของคุณควรพัฒนา
ในการแนะนำคุณจะพูดถึงประเด็นหลักรวมถึงข้อโต้แย้งที่สำคัญที่สุด:
ตัวอย่าง. “ (ไฮไลท์) ArgonEx สามารถเข้าสู่ตลาดออสเตรียได้ด้วยการซื้อผู้เข้าร่วมการตลาดที่มีอยู่เพราะ (1) ใบอนุญาตการขุดหายากที่ออกให้กับ บริษัท ต่างประเทศ (2) บริษัท เหมืองท้องถิ่นขายราคาถูกและ (3) คู่แข่งประสบความสูญเสียอย่างมาก พยายามแสดงด้วยตัวเอง "
ใช้ส่วนหัวและการจัดรูปแบบเพื่อแสดงโครงสร้างของปิรามิด
ในการแนะนำผู้อ่านผ่านโครงสร้างของปิรามิดอันดับแรกให้แสดงให้เห็น วิธีที่นิยมที่สุดคือหัวเรื่องที่แสดงระดับและกลุ่มความคิด ใช้การเยื้องเพื่อเน้นระดับของปิรามิดซึ่งมักมีการเพิ่มจำนวนทศนิยม (1, 1.1, 1.1.1) ตัวอย่าง:
ชื่อเอกสาร
ที่นี่พวกเขาเขียนคำนำและระบุข้อโต้แย้งหลักรวมถึงแนวคิดหลักของส่วนต่างๆ
1. ส่วนแรก
จินตนาการถึงกลุ่มหัวข้อและประเด็นสำคัญเสมอ
1.1 ส่วนย่อยแรก
แนวคิดของส่วนย่อยนี้ได้รับการสนับสนุนโดยย่อหน้าที่มีหมายเลขต่อไปนี้
1.1.1 ยืนยันแนวคิดของส่วนย่อยแรก
1.1.2 ยืนยันแนวคิดของส่วนย่อยแรก
1.2 ส่วนที่สอง
2. ส่วนที่สอง
2.1 ส่วนย่อยแรก
2.2 ส่วนที่สอง
ตามกฎแล้วผู้อ่านควรอ่านอย่างคล่องแคล่วดังนั้นคุณไม่ควรลงทุนในแนวคิดหลัก ทำให้พวกเขาสั้นแสดงความสำคัญของส่วน เมื่อใช้ส่วนหัวดูเหมือนเป็นทางการเกินไปให้พยายามเน้นประเด็นหลักข้อโต้แย้ง ฯลฯ ในข้อความ
ในข้อความสั้น ๆ การเยื้องเป็นวิธีที่เหมาะสมที่สุดในการถ่ายทอดโครงสร้างอย่างง่าย ตัวอย่าง:
ในการโทรในวันจันทร์ฉันต้องการข้อมูลต่อไปนี้สำหรับญี่ปุ่น:
- ปริมาณการขาย
- รายจ่าย
- แนวโน้มตลาด
ใช้ช่วงการเปลี่ยนภาพที่ชัดเจนระหว่างกลุ่มของอาร์กิวเมนต์เพื่อให้ผู้อ่านไม่เสียเธรด
แม้แต่โครงสร้างที่มีเหตุผลที่สุดของปิรามิดนั้นก็ไร้ประโยชน์ถ้าผู้อ่านไม่ก้าวตามมัน การย้ายระหว่างส่วนและส่วนย่อยผู้อ่านจะต้องรู้ว่าการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นเมื่อใด วิธีหนึ่งคือการระบุข้อสรุปหลักของข้อก่อนหน้านี้ที่จุดเริ่มต้นของส่วนใหม่
ตัวอย่าง. หากในบทสุดท้ายมีลักษณะทั่วไป“ ArgonEx มีหุ้นมากเกินไป” บทต่อไปเกี่ยวกับโลจิสติกส์สามารถเริ่มต้นได้ดังนี้:“ นอกเหนือจากหุ้นมากเกินไปกระบวนการขนส่งของ ArgonEx นั้นไม่มีประสิทธิภาพ” ดังนั้นผู้อ่านจะเข้าใจว่าคุณได้เปลี่ยนเป็นหมวดย่อยใหม่ของปิรามิด
หากบทนั้นยาวและซับซ้อนเป็นพิเศษให้ทำบทสรุปโดยย่อของประเด็นหลักก่อนที่จะดำเนินการต่อ
หากเอกสารประกอบด้วยคำแนะนำคุณสามารถสรุปได้ด้วยหัวข้อ“ การดำเนินการเพิ่มเติม” ที่ง่ายและปฏิบัติได้
สิ่งที่สำคัญที่สุด
จัดโครงสร้างความคิดของคุณให้ละเอียดก่อนเริ่มเขียน
วิธีการจัดโครงสร้างความคิดอย่างมีประสิทธิภาพ
- ช่วยผู้อ่าน - สร้างความคิดในรูปแบบปิรามิด
- จัดกลุ่มแนวคิดที่คล้ายกันแล้วแสดงแต่ละกลุ่มในหนึ่งประโยค
- เหตุผล: วาดข้อสรุปจากห่วงโซ่ข้อมูลโดยใช้วิธีการหัก;
- เหตุผล: วาดข้อสรุปจากกลุ่มของจุดที่คล้ายกันโดยการเหนี่ยวนำ
วิธีการให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์
- เข้าหาปัญหาจากมุมมองที่เป็นระบบและเห็นภาพด้วยความช่วยเหลือของต้นไม้เชิงตรรกะ
- จัดโครงสร้างคำแนะนำของคุณตามผลลัพธ์ที่คุณสามารถทำได้
วิธีแสดงโครงสร้างที่ต้องการด้วยคำพูด
- ใช้บทนำเพื่อบอกผู้อ่านเกี่ยวกับประเด็นสำคัญในช่วง 30 วินาทีแรกของการอ่าน
- ใช้ส่วนหัวและการจัดรูปแบบเพื่อแสดงโครงสร้างของปิรามิด
- ใช้ช่วงการเปลี่ยนภาพที่ชัดเจนระหว่างกลุ่มของอาร์กิวเมนต์เพื่อให้ผู้อ่านไม่เสียเธรด